社内送付状。 書類送付の案内・メールでの送り方|書類送付状のテンプレートと例文

社内報送付状(社外向け):社内報送付状(社外向け)

社内送付状

送付状とビジネスマナー 送付状とは郵便物やFAXを送付する際に、送付した資料の内容や枚数などの概要、送付者や宛先などを記載した文書です。 送り状やカバーレター、添え状と呼ばれることもあります。 ビジネスシーンで郵送物を送るときに本題となる資料だけを送付するよりも、送付状を同封して書類を送付することはビジネスマナーでは好ましいと言われています。 送り状を一枚同封することで郵便物を受け取った相手は、誰から送られてきた郵便物なのか、何についての資料が何枚入っているのかなどを一目見て理解することができます。 また送付状を添付することで書類漏れや内容などの送付者のミスを防げるという役割を果たします。 ただし送付状を同封し忘れてしまったと言ってもマナー違反になったり、採用の結果に関係するものではありません。 ビジネスシーンでの送付状の基本的な書き方 宛先には相手先の会社名を記入します。 送付状の宛先の書き方は文書の左上左詰めになるように記載します。 また担当者に宛てる場合は相手先部署名と氏名を記入します。 会社や部署全体宛に送付する場合には「御中」を、担当者宛に送付する場合には「様」をつけます。 なお、「御中」と「様」を同時に使うことは二重敬称に当たるため、併用しないように気を付けましょう。 また送付状に記載する会社名の略称で書いたり株式会社を 株 と省略することは、ビジネスシーンでは相手に失礼になるので正式名称を記載するのがビジネスマナーです。 書類作成者の著名の書き方 書類作成者の著名を記載します。 ビジネスシーンでの著名の書き方は会社名、部署名、郵便番号、会社住所、電話番号、氏名などを記載します。 ただし住所は記載せずに会社名、部署名、名前のみの場合もあります。 送付状を受け取った相手からの連絡を希望する場合などは会社所在地や電話番号を記載するなど、必要に応じて記載する事項が異なりますので臨機応変に対応しましょう。 また上記以外では役職やFAX番号などを記載することもあります。 また著名を記載する位置は送付状では宛名よりも下に、そして見やすいように右詰めで書くのがビジネスマナーです。 タイトルの書き方 どのような目的で書類を送付するのかをタイトルとして記載します。 書き方の例として「応募書類の送付について」や「カタログ一式の送付のご案内」「書類送付のご案内」などがあります。 タイトルは目立つように中央揃えで記載します。 フォントの大きさを他の文字よりも大きくしても良いでしょう。 「拝啓」「敬具」が一般的に使われる頭語と結語なので覚えておきましょう。 書き方は「拝啓」を左詰めし文書を始め、「敬具」を本文の下に右詰めで書き文書を終えます。 「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」はビジネスシーンではよく使われる挨拶文ですので、覚えておきましょう。 書き方の例として「早速ではございますが、下記の書類を送付いたします。 ご査収くださいますようお願い申し上げます」など、簡潔に記載するのがビジネス文書での基本的な書き方です。 送付書類の記載の書き方 送付状で大切なのが送付書類の記載です。 どのような書類が何枚同封しているのかを記載することで、受取人は一目で封筒の中身を把握することができます。 書き方は「記」の一文字を中央揃えにし他の文章から目立たせます。 書き方は文書の最後に右下右詰めで「以上」と書くことで文書を締める役割を果たします。 「以上」は締め言葉なのでビジネスマナー上「以上」のあとに文章を続けてはいけませんので注意しましょう。 社外宛ての送付状 ビジネスシーンで社外のクライアントに送付状を送る場面にたびたび遭遇するでしょう。 社外宛に送付状を書く際は相手に失礼のないように会社名は略称でなく正式名称で書き、書類内容や枚数に間違いがないか確認しましょう。 また、同封書類によっては送付状にお詫びの一文を添えることもあります。 書類だけでなくお中元やお歳暮などの送付状を書くこともありますので、言い回しなどは随時チェックしておくとよいでしょう。 個人宛の送付状 ビジネスでは個人のお客さまに資料をお送りする際にも送付状は欠かせません。 個人宛の送付状でも基本的な送付状の書き方で問題ありません。 個人宛の送付状では挨拶文に「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」と書くことが多いので、フレーズとして覚えておくとよいでしょう。 また注意したいのが企業宛の送付状で使う「ご盛栄」というワードです。 「ご盛栄」は商売がますます繁盛すると言った意味があるため個人宛の場合は不適切です。 「ご清祥」という言葉を使うようにしましょう。 請求書に送付状をつける場合 ビジネスシーンで多いのが請求書を送信する場面です。 請求書を送付する場合の送付状の書き方は書類に同封する送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし請求書につける送付状の場合は基本事項の他に「何の件の請求書か」、「入金のお願い」についても記載します。 具体的な書き方の例は「この度は〇〇(商品名)につきまして、請求書を送付申し上げますので、内容をご確認の上、期日までにご対応くださいますようお願い申し上げます」などがありますので、ビジネス文書で困ったときは参考にしてください。 社内宛ての送付状 ビジネス文書として社内宛に郵便物を出す場合の送付状の書き方は、社外向けの送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし社内宛の場合は社外宛で書いた時候の挨拶文は省きます。 また、担当者の名前がわからない場合には「〇〇担当者様」と記載します。 郵送する際のポイント ビジネスシーンで送付状を郵送するときに「送付状は手書きで書かなければいけない」と考える方もいますが、手書きでなくワードやエクセルで作成したファイルを印刷したもので問題ありません。 また、送付状のサイズは同封する書類のサイズに合わせた大きさで送るのが一般的で、A4やB5サイズなどで作成することが多いです。 封筒に入れる際のポイントは、送付状が一番上になるように書類の順番に気を付けてください。 送付状に箇条書きで書いた順番どおりに封入するのがスマートな封入方法で、書類を受け取った相手が見やすくなります。 またA4サイズなど大きめの封筒に入れる場合は書類を折らずに封入することができるので、クリアファイルに送付状を含めた書類一式を入れて送ります。 小さなサイズの封筒に入れる場合には、書類を3つ折りにして送るのが一般的なビジネスマナーです。 FAX送付状の書き方は? FAXを送付するときにもFAX送付状と呼ばれる案内状を添えて送信するのがビジネスマナーです。 FAXの送信状の書き方は、郵送などの一般的な送付状の書き方とほぼ同じですが、一般的な送付状と違う点は、送付状のタイトル位置と、別記と結びの有無、送信枚数の有無です。 一般的な送付状ではタイトルは著名の後に書きますが、FAX送信状では文書の一番上にタイトルを書きます。 次にFAXの場合は「送信枚数」として送付状を含めた送信枚数を記載します。 書き方の例は「送信枚数:3枚(送信状含)などです。 FAXの場合は他に受信した書類との混在を避けるために、送信総数を記載するのがビジネスマナーです。 さらに一般的な送付状で記載する「記」「以上」はFAX送信状では不要です。 送信枚数の後に【送付内容】と書き、送信書類を箇条書きで書くのが一般的なビジネスマナーです。 手書きでのビジネスでの送付状の書き方 手書きの送付状でも記載内容はPCで作成する送付状のときと変わりませんが、手書きで送付状を書くときは縦書きで書くのが一般的と言われています。 また同封書類が少ないときは『商品に関する「請求書一枚」を送付させていただきます。 』など箇条書きにしない書き方もあります。 またPCで作成した送付状は文書の左上に宛先を記載するというフォーマットが一般的ですが、手書きの場合は「拝啓~」から文書を始め日付や宛先を文書の最後に書くなど、PCで作成する送付状に比べフォーマットの自由度があります。 ビジネスでのお詫びの送付状の書き方 相手先に間違った資料や商品を送ってしまい再度郵送物を送る場合や、郵送が遅れてしまう場合などは送付状にお詫びの言葉を盛り込んで同封書類に添えます。 送付状にお詫びの文言を記載する際は不要なことやお詫びの言葉は最小限にとどめるのがビジネスマナー上好ましいとされています。 送付書類に不備があったり郵送の遅延が発覚した場合は、まずは真っ先に前方に電話でお詫びするのが社会人としてのマナーです。 書類を送付するのは電話での謝罪後になるので、送付状に添えるお詫びの文言は最低限にしましょう。 お詫びの文言では、「書類送付が遅くなってしまい、申し訳ございません」「私の不手際により書類に不備がありましたこと、心よりお詫び申し上げます」など、簡潔丁寧にお詫びの言葉を添えます。 また、頭語と結語を「謹啓」「敬白」とすることで、より深くお詫びしていると姿勢を表現すると言われています。 相手に失礼のない送付状を心がけましょう.

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「送付状・添え状」ビジネスの書き方とテンプレート!英語も紹介

社内送付状

1.送付案内状(送付状・送り状)ってなに? 送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、FAXを送信するときに添えたりする書面のことをさします。 ここでは、この送付案内状についてご説明します (送付状、書類送付案内書とも言います)。 ・送付状(送付案内状)には、以下の役割があります。 [送付状の主な役割] (1)挨拶をする …本来、文書は持参して手渡しするのが最も丁寧な形です。 それを郵送したりFAX(ファックス)をしたりするわけですから、 言わば口上の代わりのようなものとして、簡単な挨拶文を載せます。 (2)通知する …通知する主な内容には下記のようなものがあります。 用件を知らせる b. 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる。 書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる。 送付する枚数、数量を知らせる。 (3)補足説明をする …決められた書面に入らない内容を付け加える。 その他にも… 例えば、送付案内書やFAX送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るはずです。 そのため、 確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にFAX文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から 誤送信を教えてもらえることもあります。 [送付状(送付案内状)の使用例](このページで紹介) ・一般的な書類の送付案内状 ・請求書の送付案内状 ・領収書の送付案内状 ・手形送付の案内状 ・FAX文書の送信案内状 送付状はパソコン等で作成する場合が大半です。 パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 上記の送付状の記載内容の説明(送付案内状の書き方) 1. 挨拶文 送付状(送付案内状)の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・ビジネス文書の送り状の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」+「敬具」など ・時候の挨拶は不要です。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 [ビジネス挨拶文の文章例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. へつづく 【2】請求書の送付状(送付案内状、送り状)の書き方 下記は請求書を郵送するときに、同封する書類の雛形 ひな形 例です。 請求書を郵送する時に、どんな封筒で郵送していますか?普通の定型封筒で請求書を郵送する事業所の場合は、宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりしますが、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する事業所の場合には、請求書の書式の中で、左上にうまく位置合わせをして宛先住所を印字するケースが多いようです。 また、請求書ではなく、送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、下記の送付状(書類送付の案内状)のテンプレートで、左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしてお使いください。 こうした書類はフォーマット(書式)を一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類を送付する場合にもお使いいただけます。 下記に書式の見本を紹介しながら手作りする際のポイントを解説します。 ファックス送付案内状(FAX送付状)の記載内容の説明 1. 挨拶文 挨拶文といっても、FAXの送り状の場合は略式で構いません。 上記のFAX送信案内の見本のようにごく簡単に挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。 ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 時候の挨拶は不要です。 [ビジネス挨拶文の例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. 差出人情報 FAX送信状には必ず下記の差出人情報を載せます。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送付書を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 FAX送信時の用紙サイズについて ・fax送信用紙としては、A4が一番使いやすいと思います。 ・A4サイズのFAX送信案内書を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が最も高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 また、最近は普通紙ファックスが多くなっているため、相手方でプリントアウトされる際にも、最もきれいに出力されます。 ・A4をカットしたサイズが用いられることもありますが、こちらからの送信時には、1. 用紙の節約、2. 通信時間の節約になるものの、先方での受信時には普通のA4として出力されることが多く、先方にはあまりメリットはありません。 またB5サイズも同様です。

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社内文書の書き方・例文・管理方法|送付状/箇所別/シーン別

社内送付状

faxの送付状は、基本情報である宛名や日付の他に、表題・枚数・挨拶・本文・結び文と書くのが一般的です。 送付状の書き方の流れとしては、手紙の書き方と似ています。 ビジネスシーンでは、faxの送付状には正式な文章として、頭語・結語を入れることもマナーとして欠かせません。 それでは、faxの送付状の書き方を説明していきましょう。 日付・宛名 日付と宛名は、faxの送付状で一番大切な情報です。 特にビジネスシーンでは、正しい日付は資料としても重要ですし、宛名を間違って書くと送りたい相手に届きません。 日付を書くときは、資料として整理するために、月日だけでなく年も含めた「年月日」を書きます。 テンプレートに記入して送付状を書く場合は、日付を忘れやすいので注意しましょう。 また、宛名で相手の名前や会社名に誤字があると、たとえ正しい相手に届いたとしても、失礼だと思われるので、宛名には細心の注意を払いましょう。 表題・枚数 表題は、faxで送る内容のタイトルとして、送付状に分かりやすく簡潔に書きましょう。 簡単に書きたい場合は、「fax送付のご案内」と書くのが一般的です。 表題は目立つように、行間を空けたり大きな文字を使うなどの読みやすい工夫をすると、相手側が受け取るときに分かりやすくなり便利です。 ビジネスシーンでは表題は必ず書きますが、個人でのfaxのやり取りでは、分かりやすい内容であれば、表題は書かなくても構いません。 送信する書類には、簡単でいいのでページ数を書いておきましょう。 送付状に枚数が書いてあると、全部送られてきたかどうか確認しやすくなり、誤送信があってもすぐに気づけます。 頭語 頭語は、丁寧な文章を書く場合に必要な決まり言葉で、手紙での「こんにちは」という意味です。 主にビジネスシーンや重要案件でのfaxの送付状を書くときに使われます。 頭語は、文章の始まりに「拝啓」もしくは「謹啓」と書きます。 そのままスペースを空けて、次の挨拶へ繋げてもいいですし、改行をしても構いません。 個人でのfaxのやり取りの場合は、頭語を使うと堅苦しい印象になるので、なくても構いません。 ただし、目上の人へ送付状を送るときは、手紙と同じように頭語を使うことをおすすめします。 挨拶 faxの送付状に書く挨拶は、本文へ入る前の相手への気遣いとして、必要なビジネスマナーです。 時候の挨拶を付けるとより丁寧になりますが、基本的には文章が長くなるので省略します。 faxの場合は、あまり文章が長いと印字に時間がかかったり、トナーを使いすぎてしまったりと、faxを受け取る相手側に負担をかけてしまうことがありますので、気をつけましょう。 また、ビジネスシーンでのfax送付状の挨拶は、フランクな文章ではなくビジネス用の決まり言葉を使いましょう。 本文 faxの送付状での本文は、「faxを送ります」という内容を書きます。 ビジネスシーンでfaxの送付状を書く場合は、かしこまった表現をして「表題の件につき以下送付いたします」となります。 fax送付状の定型文といえるでしょう。 faxの件について早めに返事がほしいなどの要望があれば、本文に書きましょう。 また、送信する書類の補足がある場合も、本文に書きます。 結び文 結び文は、「faxを読んでください」という内容をかしこまった表現で書きます。 ビジネスシーンでのfaxの送付状では、「ご査収お願い申し上げます」という定型文を覚えておくと便利です。 個人でのfaxのやり取りでも、目上の方や重要な要件の場合によく使われます。 査収とは「調べて受け取る」という意味で、fax以外でも重要な書類を渡す時によく使われています。 結語 結語は、頭語と対になって使われていて、手紙での「さようなら」を意味します。 faxの送付状で、頭語で「拝啓」と使った場合は、結語は「敬具」となり、「謹啓」と使う場合は「敬伯」で結びます。 注意点として、「拝啓」の結語には「敬伯」は使えませんし、「謹啓」の結語には「敬具」は使えません。 決まり言葉ですので、「拝啓には敬具」もしくは「謹啓には敬伯」と、セットで覚えておくと役に立ちます。 社内でfaxを送る場合は、送付状には頭語・結語と挨拶文を省略できます。 必要なのは、日付と宛名、そして表題・枚数・本文・結び文です。 社内でのfaxのやり取りは、身内に送るという気軽さもありますが、ビジネス文書としてのマナーをしっかり守ると、社内での評価が良くなるでしょう。 ただし、同僚などに丁寧すぎる文章を使うと、他人行儀な印象を与えてしまうので気をつけます。 それでは、社内で送るfaxの送付状の書き方について説明しましょう。 日付・宛名 社内でのfax送付状でも、faxを資料として残すことも考えて、日付は月日だけでなく年も加えた「年月日」を書くようにします。 宛名は部署名のみでいい場合や、個人名で指定する場合があります。 状況に応じて使い分けましょう。 宛名では、個人名には「様」を、部署名には「御中」を使います。 社内のfaxといえど、宛名の文字を間違うと失礼になりますので、正しい字で書けているかよく確認してから送りましょう。 表題・枚数 社内でのfaxの送付状に書く表題は、送信する内容のタイトルとして、分かりやすく簡潔に書きます。 ただし、会議の名称やイベントの名前などは、社内でも省略せずに正しく書きましょう。 後で資料として整理する時に便利です。 簡単に表題を書きたい場合は、「fax送付のご案内」と書くのが一般的です。 faxで送信する枚数は大事な情報ですので、社内でのfaxでもしっかりと書きましょう。 送付状に枚数を書くことは、大切なマナーです。 本文 社内でのfax送付状の本文は、「faxを送ります」という内容の文章を書きます。 同僚相手への送付状でも、誰が目にするかわからないので、「送付いたします」と敬語を使いましょう。 ビジネスシーンでは、失礼がないように気を配ることが大切です。 faxの件について早く返事がほしいなどの要望は、本文に書きます。 あまり長くならないように、分かりやすく簡潔にまとめて送りましょう。 社内のfaxの場合は、なるべく相手にfaxを送ることを連絡してから送信すると、受け取りがスムーズになります。 急いでいる時ほど、相手に直接連絡することをおすすめします。 結び文 社内のfax送付状の結び文では、「faxを読んでください」という内容の文章を書きます。 本文と同じように、同僚相手への送付状でも、「ご査収よろしくお願いします」と敬語で書いておくと、誰に見られても安心です。 faxの送付状の文例 faxの送付状として、ケース毎の文例をいくつかご紹介します。 定型文として決まりがありますので、テンプレートに組み込んでしまうといいでしょう。 注意点として、企業名や部署名宛に送付状を送る場合は、「様」ではなく「御中」を使います。 間違えやすい点ですので、注意しましょう。 平素はひとかたならぬご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 さて、早速ではございますが表題の件につき以下送付致します。 ご査収のほど何卒宜しくお願い申し上げます。 ご査収よろしくお願い致します。 平素は格別のお引立てを賜り心より御礼申し上げます。 さて、表題の件につき以下送付いたしますので、ご査収の上よろしくご手配を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。 faxでは、正しく相手へ届けるために、送付状を送ることは大切なマナーです。 faxの送付状の書き方の基本として、日付と名前は必ず書き、表題は分かりやすくして、挨拶や本文も簡潔にして要件をまとめましょう。 基本的な書き方を知っておくと、さまざまな状況に合わせて送付状の書き方を変えられます。 faxの利点として、書類をそのままいつでも送れるという便利さがあります。 送付状の基本的な書き方を知ってマナーを守り、faxを上手に利用しましょう。 ドライバーの転職先はドライバーワークスへ! トラック業界は人手不足が深刻で 初心者の方でも応募できる案件が非常に多いです。 トラックドライバーの業務内容は、初心者の方だと不明確な点があると思います。 業務内容がわからなくても、免許や資格や経験を問わないのはもちろん、 大型免許取得費用の補助から引っ越し代の補助までしてくれる会社も存在します。 未経験でも年収が 500万を超える案件もあるので、チェックしてみましょう! 豊富なドライバー求人を案件を持つドライバーワークスなら今より好条件な案件が見つかります!.

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